Google Geminiのカスタムチャットボット機能である「Gems（ジェムズ）」を利用して、社内規定に回答するボットを作成する手順を5つのステップで説明します。他の生成AIでも同じような機能がありますので同様なチャットボットを作ることは可能です。
ステップ1：参照資料のデジタル化と整理
チャットボットに読み込ませるための資料を準備します。
- 就業規則、三六協定、給与規定などの最新版をPDFまたはGoogleドキュメント形式で用意します。
- 資料内の項目が整理されているか確認してください。目次や見出しが明確なほど、AIは情報を正確に検索しやすくなります。
ステップ2：Gemsの新規作成画面を開く
Google Gemini（gemini.google.com）にアクセスし、Gemsの作成を開始します。
- サイドバーにある「Gemsマネージャー」または「Gemsを作成」を選択します。
- ボットの名前（例：社内規定相談窓口）と、アイコンを設定します。
ステップ3：役割（システムプロンプト）の入力
Gemsに対して、どのような立場で振る舞うべきか指示を出します。ここでの指示が回答の質を左右します。
作成画面の「手順」欄に、以下のような具体的な指示を入力してください。
- 役割：あなたは会社の人事労務担当者です。
- 任務：提供された社内規定資料に基づき、社員の質問に対して正確かつ丁寧に回答してください。
- 制約：資料に記載がない事項については「資料に記載がありません」と答え、不明確な点は人事部へ直接問い合わせるよう促してください。勝手な推測で答えてはいけません。
- 口調：親しみやすくも礼儀正しい敬語で話してください。
ステップ4：ナレッジ（知識）として資料をアップロード
GeminiのGemsには、特定のファイルを知識として参照させる機能があります。
- Gems作成画面にある「知識」または「ファイルを追加」の項目を選択します。
- ステップ1で準備したPDFやGoogleドキュメントを直接アップロードするか、Googleドライブから選択します。
- これにより、Geminiは一般的な知識ではなく、あなたの会社の規定を優先的に参照して回答するようになります。
ステップ5：テスト・修正と共有
作成したGemsが正しく機能するかテストを行い、社内に展開します。
- プレビュー画面で「残業代の計算方法を教えて」「育休の手続きはどうすればいい？」など、想定される質問を入力し、回答の正確性を確認します。
- もし誤った回答をする場合は、ステップ3の指示文をより具体的に書き直すか、資料の記述を整理して再アップロードします。
- 動作に問題がなければ保存し、リンクを取得して社内のメンバーに共有します。なお、共有相手もGeminiの有料プラン（Gemini Advancedなど）を利用している必要がある点に留意してください。
注意点
就業規則や三六協定は法的な解釈が伴います。AIが「残業は問題ない」と回答したとしても、それが即座に法的妥当性を持つわけではありません。必ず「最終的な判断は人事担当者や社労士に確認してください」という免責事項を回答の末尾に自動で加えるよう、ステップ3の指示文に含めてください。
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